Checklist de compras: cómo dar de alta a un proveedor de seguridad electrónica

1. Lo fiscal: que se le pueda pagar y deducir

• Constancia de situación fiscal del SAT: confirma la razón social, el RFC, el régimen y el domicilio fiscal con los que va a facturar.
• Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales, la que regula el artículo 32-D del Código Fiscal de la Federación. Muchas empresas la piden en sentido positivo y con fecha reciente.
• Factura CFDI 4.0 con los requisitos de los artículos 29 y 29-A del mismo código. Si vas a pagar en parcialidades, pregunta desde el inicio cómo emite el complemento de pago.
• Datos bancarios a nombre de quien factura. La cuenta debe ser de la misma razón social que emite la factura: pagar a la cuenta de otra persona es un foco rojo de control interno.

2. La cotización: que se pueda comparar y exigir

Una cotización sólo sirve para el alta y para el comparativo si se puede exigir después. Pide que traiga folio y vigencia, desglose por partida con marca y modelo, alcance del cableado, mano de obra, programa de trabajo y exclusiones por escrito. Lo que una propuesta no dice, normalmente no lo incluye. Cuando emitas la orden de compra, cita el folio de la propuesta: así el alcance, las exclusiones y las garantías quedan amarrados al pedido.

Para revisar renglón por renglón dos propuestas distintas, usa nuestra guía para comparar cotizaciones de CCTV.

3. Garantías y entregables

• Garantías por separado. La del fabricante cubre el equipo; la de la instalación la da quien instala y suele ser más corta. Pide las dos por escrito y quién atiende cada una.
• Memoria técnica. Inventario por equipo con serie, modelo y ubicación, planos as-built de cómo quedó la obra y pruebas de cada punto. Conviene ponerla como condición del pago final: sin ella, cada falla futura empieza por volver a levantar la instalación.
• Capacitación. Quién opera el sistema, cuántas personas y si queda registro de la capacitación.

4. Trabajo dentro de la planta

Comparte con el proveedor tus requisitos de ingreso desde la cotización —inducción de seguridad, equipo de protección, permisos de trabajo y horarios—, para que los considere en el precio y en el programa. Además, revisa lo que aplique a su actividad:

• Trabajos en altura (cámaras en techo, postes o fachadas): la NOM-009-STPS-2011.
• Trabajos cerca de instalaciones eléctricas: la NOM-029-STPS-2011, de mantenimiento de instalaciones eléctricas en los centros de trabajo.
• Instalación eléctrica de los equipos: la NOM-001-SEDE-2012, de instalaciones eléctricas.
• Servicios dentro de la planta con personal del proveedor: lo que pide la Ley Federal del Trabajo en sus artículos 13 a 15 sobre servicios especializados.
• Seguro de responsabilidad civil. Si tu planta lo exige a contratistas, pregunta si el proveedor lo tiene y por qué monto antes de adjudicar.

5. Después de la instalación: la póliza

Si el proveedor también dará mantenimiento, el alta es el momento de fijar las reglas: tiempo de respuesta y tiempo de solución por separado, en qué horario corre el reloj, qué incluye cada visita preventiva y cómo se reporta una falla. La guía de qué debe incluir una póliza de mantenimiento trae la lista completa.

Cómo lo cubrimos en SOITMEX

Cotizamos por escrito con folio y desglose por partida, facturamos con CFDI 4.0 (PDF y XML en el portal de clientes), damos las garantías por escrito, entregamos memoria técnica y ofrecemos pólizas con tiempo de respuesta por contrato. Para tu alta, envíanos tu formato y te regresamos la documentación fiscal y comercial que pida tu empresa. El detalle está en SOITMEX como proveedor.

Referencias: Código Fiscal de la Federación, arts. 29, 29-A y 32-D; NOM-009-STPS-2011; NOM-029-STPS-2011; NOM-001-SEDE-2012; Ley Federal del Trabajo, arts. 13 a 15.